Publications-succes tanker op for automatisering hos OK

OK har erstattet endnu en manuel proces med hjælp fra BI-platformen SAP BusinessObjects. Denne gang er det anbefalinger til Facebook-opslag og sponsorindtægter, der er på menuen.

OK startede med manuelt at lave bl.a. kontoudtog og rapporter til hver enkelt af deres kunder. Et indledt samarbejde med Innologic betød at både skabelsen af rapporterne og kontoudtog samt udsendelse af dem nu er helt automatisk. OK var så glade for løsningen, at de valgte at fortsætte samarbejdet med Innologic, der gjorde det muligt at integrere løsningen i deres sponsorprogram, som støtter mere end 2000 klubber og foreninger.

“Automatiseringen har strømlinet processerne, og der er ikke den samme risiko for fejl, som der er, når ting foretages manuelt. De informationer, der skal til klubberne, kommer også hurtigere ud nu. Det bliver sendt på fem minutter, hvor der før sad en medarbejder i flere dage hver måned og arbejdede med det,” siger BI Consultant hos OK, Hans Jørgensen.

Informationerne der udsendes, er bl.a. tal på den fortjeneste, som klubben har opnået ved at være en del af sponsoraftalen med OK. En klub eller forening modtager mellem fem og femten øre, afhængig af abonnement, per liter brændstof der tankes, hver gang en person med et tilknyttet benzinkort tanker.

Foruden opgørelse af sponsorindtægter, får klubberne et bud på en Facebook-tekst, som de kan slå op med fortjenesten sammen med et tilhørende billede. Dette hjælper klubberne med at vise deres taknemmelighed overfor deres sponsorer.

“Der plejede at sidde en medarbejder og skrive mails til hver eneste klub, og det er mellem 100 og 200 klubber hver måned. Det er noget af et arbejde. Det er fedt, at man kan få sådan nogle processer automatiseret, så mine kollegaers tid kan bruges på andre ting, der kan forbedre virksomheden” siger Hans Jørgensen.

 

Valget af Publications var ikke tilfældigt

At det netop er SAP BusinessObjects Publications, som OK har valgt til at overtage processen, er ikke tilfældigt. Platformen har tidligere vist sig at skabe resultater for virksomheden.

“Nogle af vores store kunder, vil gerne have specielle fakturainformationer, og før skrev vi individuelle rapporter. Anders viste os, hvordan vi kunne give Publications en liste med e-mailadresser, og så leveres de rigtige data automatisk,” siger Hans Jørgensen og tilføjer, at der i løbet af ingen tid kan sendes flere tusinde ud.

Senior BI Consultant fra Innologic, Anders Aarkrog, har været med siden Innologic startede samarbejdet med OK i 2017. Da OK besluttede sig for endnu en gang at benytte SAP BusinessObjects, var det også Anders Aarkrog de ringede til.

“Fremfor de forhenværende manuelle processer, hvor den enkelte forenings’ data skulle trækkes og sendes manuelt, indhentes alt data nu samtidig. Data bliver automatisk fordelt på en prægenereret liste, og giver dermed overblik over, hvem der er sendt til. Desuden lagres data i Publications modulet kun midlertidigt, hvilket gør administrationen mere enkel,” siger Anders Aarkrog.

Han er glad for at se, hvor meget OK får ud af teknologien, men er også selv passioneret omkring projektet.  

“Teknologi er måske 50 pct. af arbejdet, når man er IT-konsulent. De resterende 50 pct. er forretning, kommunikation, koordinering, projektledelse, og det at koordinere samarbejde, vil jeg vove at påstå. At kunne være med til at drive et CSR-projekt, som det her, er super spændende, for vi kan se, at det gør en forskel. Det er mere end teknologi, for teknologiens skyld,” siger Anders Aarkrog

Mere transparens for kunder – og marketingafdelingen

Det er ikke kun tid, der er en gevinst ved benyttelsen af SAP BusinessObjects. Ifølge Hans Jørgensen, er en anden kæmpe fordel den øgede data-transparens.

“Tidligere har medarbejderne haft adgang til et elektronisk arkiv, hvor de tal, der var tilgængelige, kunne stamme fra tre måneder gamle statusrapporter,” siger Hans Jørgensen og tilføjer:

“Folk stolede ikke på tallene og alt skulle dobbelttjekkes. Nu kan de gå ind på deres Power BI-dashboard og se kundernes live-status, når de har spørgsmål til eks. fortjeneste. Vi kan stille data til rådighed for kunderne på en helt anden måde nu, og give både dem og os selv bedre indsigt.”

“Et spørgsmål om tid før automatiseringen melder sin ankomst”

Hans Jørgensen har endnu flere processer, som han mener, kan automatiseres. Både et årligt afregningsbrev og et halvårligt sponsorbrev, bliver stadig sendt ud manuelt og her kan man, ifølge ham, med fordel bruge Publications.

“Brevene bliver pt. sendt med almindelig post. Den proces kan vi lige så godt udføre, på samme måde ved brug af Publications. Det vil kunne spare os mange dages arbejde om året. Det er bare et spørgsmål om tid, før automatiseringen også melder sin ankomst til disse opgaver” siger Hans Jørgensen.

Endnu et projekt med fremtidige potentialer er optimering af lagringen af rapporteringsdata. Anders Aarkrog vurderer, at OK’s udvikling mod en Cloud strategi giver mange muligheder for yderligere fleksibilitet og ressourcebesparelser. Rent procesmæssigt er det grundlæggende fundament lagt ved automatisering af distribution af rapporter. Det næste bliver at optimere lagring af disse data og rykke dem til clouden, som vil frigive værdifulde ressourcer i IT.