Har du også dokumentation, som stort set aldrig bliver anvendt og som ikke længere er opdateret? Du er ikke alene!
Det er min erfaring at stort set alt løsningsdokumentation er mangelfuld, fyldt med deciderede fejl og sjældent hjælper til forståelse af de designbeslutninger, der oprindeligt blev truffet. Dette er ikke et problem i simple SAP BI løsninger uden forretningslogik. Der er bare ikke ret mange af disse løsninger!
I de fleste implementeringsprojekter anvendes der rigtig meget tid på at udarbejde dokumentation og dette udgør derfor en signifikant del af projektbudgettet. Dokumentationen er omfangsrig og bliver dermed tung at vedligeholde, hvorved den hurtigt bliver mangelfuld.
Der er et behov for en smartere måde at gøre tingene på.
Når projektet starter er de typiske spørgsmål:
- Hvem er brugerne af dokumentationen?
- Hvorfor er behovet der?
- Hvad ved brugerne af dokumentationen allerede?
- Hvor søger de efter informationen?
- Hvad skal dokumenteres?
Men, der er to spørgsmål, der er mindst lige så vigtige, før vi laver vores guides til god dokumentation:
- Hvordan skal det dokumenteres?
- Hvordan skal dokumentationen publiceres?
De fleste er enige i, at det er vigtigt at dokumentere væsentlige designvalg, ligesom den tekniske opsætning skal dokumenteres. Og, det er her de typiske udfordringer ligger med mangelfuld dokumentation. I et SAP BW system laves der tabeller og defineres felter, altså et helt andet niveau end man gør i SAP ECC (hvor dokumentationsguiden arves fra). Det øger dokumentationsbyrden betragteligt og gør at udviklerens fokus skifter fra ”hvorfor” / ”hvorfor ikke” og til at kopiere definitioner ud af systemet.
Nu står vi pludseligt med dokumentation som er vedligeholdelsestung og stort set aldrig korrekt opdateret. Som resultat af den store arbejdsbyrde med at kopiere definitioner, så bliver årsagen til løsningsdesignet nedprioriteret eller mangler helt.
Ville det ikke være smart hvis al teknisk dokumentation blev håndteret automatisk? Det er de fleste enige i – og det gør den faktisk i SAP BW i Metadata Repository. Men, standardløsningen duer ikke til at håndtere sporing af ændringer og slet ikke til at relatere disse til change requests.
Ændringer i dokumentationen skal kunne kobles op på en change request i et før- og efterbillede for at give værdi. Og, det er faktisk muligt!
Jeg har i min tid som konsulent set meget dokumentation, som jeg ikke har følt skaber tilstrækkelig værdi. Det er heldigvis slut nu. Innologic har udvidet metadata repository så objekter som transporteres bliver gemt i et før- og efterbillede og efterbilledet påstemples endda change request nummeret. Så nemt kan det gøres!
På den måde kan du se før og efter definitionen af et objekt for alle de change requests, som objektet indgår i. Så nu kan du lave statistik på, hvor mange gange et objekt er ændret eller hvor mange ændringer, der laves til de enkelte løsninger.
Det sparer dig for en masse tid, og giver brugbar dokumentation:
- Mindre review af dokumentation der hvor der kun er tekniske opdateringer.
- Den tekniske dokumentation er altid tilgængelig der, hvor den anvendes – i systemet
- Den tekniske dokumentation er altid opdateret og derfor korrekt
- Der kan laves statistik på ændringer af objekter og løsninger
- Designbeslutningerne dokumenteres bedre
Projekterne bliver endda billigere, og løsningen fjerner fokus fra copy/paste dokumentation, hvorved energien kan bruges på den vigtige viden – nemlig at dokumentere designbeslutningerne som du jo ikke kan se i systemet.
Hvis du er interesseret i at høre mere om, hvordan dette fungere i praksis, så kontakt Innologic på + 45 31 63 41 00 eller contact@innologic.dk.
Du kan også læse mere om SAP BI Change Documentation her